Als ondernemer mag je jouw zakelijke kosten aftrekken. Zolang je een bonnetje hebt met het btw-bedrag, kun je de btw terugvragen bij de Belastingdienst. Denk bijvoorbeeld aan printpapier, visitekaartjes of inkoopkosten. Maar er komen ook weleens kosten voor die door de Belastingdienst niet 100% als zakelijk worden gezien, omdat er geen tegenprestatie tegenover staat. Deze kosten noem je representatiekosten. Maar hoe pak je dit aan?
Wat betekent ‘representatiekosten’?
Maar wat betekent dit nou precies? Zoals het woord eigenlijk al zegt, zijn representatiekosten kosten die je maakt om je bedrijf te representeren, maar waar tegelijkertijd geen tegenprestatie tegenover staat. Ze worden ook wel gemengde kosten genoemd, omdat ze vaak ook gedeeltelijk in de privésferen vallen.
Een grijs gebied
De Belastingdienst heeft geen overzicht beschikbaar met welke kosten onder representatiekosten vallen. Daarom zijn deze kosten een beetje een grijs gebied en dat maakt het soms lastig. Gelukkig is de Belastingdienst vrij coulant als je goed kunt onderbouwen waarom bepaalde kosten volgens jou zakelijk zijn. Twijfel je? Vraag dan je boekhouder om advies.
Voorbeelden van representatiekosten
Om toch een idee te geven wat representatiekosten of gemengde kosten zijn, hebben we een lijst gemaakt met veelvoorkomende voorbeelden:
- Reis- en verblijfkosten
- Een zakenlunch of -diner met een (potentiële) klant
- Kosten voor zakelijke evenementen, zoals congressen, bijeenkomsten of bedrijfsfeesten
- Relatiegeschenken
- Bedrijfskleding met logo
- Studiekosten
- Vakliteratuur of een abonnement op een zakelijk tijdschrift
- Tickets voor zakelijke evenementen
Vergeet hier niet dat sommige kosten volledig en andere maar deels aftrekbaar zijn. Daarnaast zijn er kosten waarvoor een drempel geldt. Hoe dit precies zit, vind je terug in de eerder genoemde lijst van de Belastingdienst.
Representatiekosten aftrekken
Voor de gemengde kosten heeft de Belastingdienst een drempel ingesteld op € 4.700. Je mag de gemengde kosten die boven deze drempel uitkomen, aftrekken. Zpp’ers maken veel minder gemengde kosten en deze drempel ligt voor hen dan ook erg of zelfs te hoog. Kom je als zzp’er niet aan dit bedrag? Dan mag je gebruik maken van een andere werkwijze en mag je 80% van de kosten aftrekken. Let hier wel op, voor zowel reis- als verblijfkosten mag je niet meer dan € 1.500 aftrekken.
Eenvoudig bonnetjes bewaren
Zoals we in de eerste alinea al aangaven, begint het allemaal met het bewaren van je bonnetjes. Alleen zo kun je de btw over representatiekosten terugvragen. Wil jij eenvoudig en snel je bonnetjes scannen en bewaren? Ontdek de mogelijkheden van Exact Go. Hiermee scan je onbeperkt je bonnetjes en inkoopfacturen die veilig worden opgeslagen in de cloud, via het boekhoudprogramma. Zo voldoe je aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Tot slot zet je jouw bonnetjes makkelijk door naar je boekhouder.
